Quando si lavora in proprio, una mancata presentazione o un appuntamento annullato all’ultimo minuto possono significare la perdita di un'intera giornata di guadagni: in altre parole, un disastro.

Ma i vostri clienti sono esseri umani e le cose accadono: incidenti, ferite e - a volte - una semplice dimenticanza.

Ecco come ridurre al minimo il numero di appuntamenti mancati e proteggere le vostre entrate. Vi forniremo inoltre alcune idee su cosa fare per sfruttare al meglio i giorni in cui vengono annullati appuntamenti!

Spese di prenotazione/caparra

Prevedete sempre una caparra! Si tratta di una prassi abbastanza comune, in quanto garantisce che il cliente sia seriamente interessato a ciò che desidera. È normalissimo che le persone cambino idea, decidano di non avere i soldi o semplicemente non se la sentano il giorno stesso: lo scopo della caparra è quello di dissuaderle dal prendere queste decisioni dell'ultimo minuto.

La caparra è la vostra rete di sicurezza in caso di un appuntamento annullato; quindi, fate in modo che sia più di un importo simbolico e chiarite se la caparra viene dedotta dal costo del tatuaggio o se invece viene considerata come una tassa a sé stante.

Politica di annullamento

Accertatevi di avere una politica di annullamento chiara, in modo che, a prescindere dalle restrizioni imposte, i vostri clienti non abbiano scuse per dire “Non lo sapevo”!

L'ideale è che questa informazione sia indicata in un luogo facilmente accessibile, come il vostro sito web, e che sia scritta con parole chiare per evitare confusione e malintesi. Il testo dovrebbe indicare nel dettaglio i diversi periodi di tempo entro i quali è possibile disdire l'appuntamento: ad esempio, se si disdice l'appuntamento con settimane di anticipo si perde solo la caparra, mentre se si disdice il giorno stesso o non ci si presenta, si perde definitivamente la possibilità di essere tatuati da voi.

Valutate quanto tempo impiegherete per fissare un appuntamento che è stato annullato e cosa ritenete una penale ragionevole per i clienti che sembrano prendervi in giro. Tutto questo dipenderà probabilmente dal vostro livello di popolarità.

Promemoria

Inviare un promemoria dell'imminente appuntamento con il tatuaggio è un ottimo modo per evitare che i clienti più smemorati non si presentino! Se prenotate l'appuntamento di persona, annotate la data e l'ora dell'appuntamento su un biglietto da visita che il cliente potrà tenere con sé come promemoria visivo.

Una settimana prima dell'appuntamento, inviate un SMS o un'e-mail per ricordare al cliente l'appuntamento, e valutate l’idea di inviarne un altro un giorno o due prima della seduta.

Lista di attesa/annullamento

Un modo per aiutare i clienti che hanno annullato l’appuntamento all'ultimo minuto o non si sono presentati è quello di creare una lista d'attesa. I canali di trasmissione di Instagram sono un ottimo modo per farlo; in alternativa potrete configurare un servizio di SMS o di e-mail per avvisare i clienti della vostra disponibilità. Per evitare che la lista diventi troppo lunga, potete tenerla segreta e condividerla solo con i vostri clienti preferiti!

Imparare a dire "NO"

Ci sono molte buone ragioni per cui i vostri clienti potrebbero disdire, non presentarsi o arrivare in ritardo all’appuntamento. E ci sono molte altre ragioni non altrettanto valide. Sta a voi decidere fino a che punto volete essere gentili: non c'è nulla di male nel concedere a qualcuno il beneficio del dubbio se ritenete che sia sincero.

E come dovreste comportarvi con quelle persone che vi stanno chiaramente prendendo in giro? Dite semplicemente di no. La vostra abilità, il vostro tempo e la vostra salute mentale meritano una maggiore considerazione.

Avere un piano di backup

È il giorno dell'appuntamento e non ci sono tracce del vostro cliente. Fate un respiro profondo, incassate la caparra e poi mettetevi al lavoro.

Questo è il momento perfetto per lavorare ai vostri progetti per i prossimi giorni e magari anche per ritagliarvi una serata per voi! Anche se hanno annullato l’appuntamento, dovreste approfittare di questa occasione per andare in studio a lavorare o per aiutare i vostri colleghi.

Già che ci siete, perché non creare dei contenuti per i social media? Dal momento che tutti dobbiamo essere esperti di social media e che la realizzazione di Reel e TikTok può richiedere un'eternità, l'ambiente di uno studio potrebbe ispirare alcune idee interessanti. Potreste anche utilizzare uno strumento di programmazione per occuparvi dei post sui social della settimana successiva: siete i benvenuti, voi del futuro.

Se avete una convention di tatuaggi in arrivo, potreste dedicare un po' di tempo a pensare a come promuovere al meglio voi stessi e il vostro tavolo con oggetti divertenti quali ad esempio adesivi, poster e stampe!

E se tutto il resto non vi riesce – beh, allora disegnate.

Cercate di non crogiolarvi nella delusione di un appuntamento mancato: proteggete voi stessi e la vostra attività e fate in modo che nessun giorno vada sprecato!